KVKKMüşteri Kaydı, Satış Analizi ve Kampanya Aydınlatma Metni

2. İşlenen Kişisel Veriler ve Veri Kategorileri

Şirket tarafından yürütülen müşteri kayıt, satış, analiz ve kampanya faaliyetleri kapsamında, ilgili kişinin Şirket ile kurduğu ilişkinin niteliğine ve gerçekleştirilen işlemlere bağlı olarak aşağıdaki kişisel veriler işlenebilecektir:

a) Kimlik ve müşteri kayıt bilgileri: Müşteri numarası, müşteri kayıt bilgileri ve kayıt sırasında talep edilen diğer kimlik bilgileri.

b) İletişim bilgileri: Telefon numarası ve ilgili kişi tarafından paylaşılan diğer iletişim bilgileri.

c) Müşteri işlem bilgileri: Alışveriş tarihi, alışveriş tutarı, satın alınan ürünlerin türleri, ürün adetleri ve alışveriş geçmişine ilişkin bilgiler.

ç) Pazarlama bilgileri: Kampanyalara katılım, kampanyalardan yararlanma ve müşteri tercihlerine ilişkin bilgiler.

d) Analiz ve profil bilgileri: Alışveriş sıklığı, ürün tercihleri, harcama eğilimleri, müşteri segmentleri ve alışveriş verilerinden elde edilen analiz sonuçları.

Şirket, belirtilen veri kategorilerinden yalnızca ilgili işleme amacı bakımından gerekli olanları işler. Özel nitelikli kişisel veriler, bu Aydınlatma Metni kapsamında öngörülen faaliyetlerin gereği olarak talep edilmemektedir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel veriler, KVKK’nın 4’üncü maddesinde düzenlenen genel ilkelere ve 5’inci maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak, ilgili faaliyetin niteliğine göre aşağıdaki amaçlarla işlenebilecektir:

a) Müşteri kayıt ve üyelik işlemlerinin yürütülmesi,

b) Satış işlemlerinin ve müşteri alışveriş geçmişinin takip edilmesi,

c) Satış miktarlarının, ürün çeşitlerinin, ürün adetlerinin ve alışveriş sıklığının analiz edilmesi,

ç) Müşteri tercihleri ile ürün ve tüketim eğilimlerinin belirlenmesi,

d) Müşteri gruplarının ve segmentlerinin oluşturulması,

e) Kişiselleştirilmiş kampanya, indirim ve ürün önerilerinin hazırlanması,

f) Kampanya etkinliğinin ve satış performansının ölçülmesi ve raporlanması,

g) Şirketin ticari, operasyonel ve yönetsel süreçlerinin geliştirilmesi,

ğ) Yazılım, veri depolama, yedekleme, bilgi güvenliği ve teknik destek süreçlerinin yürütülmesi,

h) İlgili mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerektiğinde hukuki süreçlerin yürütülmesi.

Kişisel veriler, belirtilen amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir. İlgili amaçların ortadan kalkması hâlinde, başka bir geçerli işleme veya saklama sebebi bulunmadıkça kişisel verilerin işlenmesine son verilir.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler, gerçekleştirilen işlemin niteliğine göre KVKK’nın 5’inci maddesinde düzenlenen aşağıdaki hukuki sebeplerden birine veya birden fazlasına dayanılarak işlenebilecektir:

a) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

b) Şirketin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,

c) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

ç) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketin meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması,

d) İlgili kişinin açık rızasının bulunması.

Her bir veri işleme faaliyeti bakımından uygun hukuki sebep ayrıca belirlenir. Açık rıza alınması, başka bir hukuki sebebe dayanılarak yürütülebilecek işlemler bakımından genel bir zorunluluk oluşturmaz.

Kişiselleştirilmiş kampanya ve pazarlama faaliyetlerinin açık rızaya dayanması gereken durumlarda, gerekli açık rıza alınmaksızın bu faaliyetler yürütülmez. Açık rıza beyanı, aydınlatma yükümlülüğünden ayrı olarak alınır.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel veriler; mağaza veya satış noktalarındaki müşteri kayıt işlemleri, elektronik kayıt formları, internet sitesi, mobil uygulama, dijital müşteri sistemleri ve Şirketin kullandığı satış veya müşteri yönetim sistemleri aracılığıyla elektronik ortamda ya da fiziki formlar üzerinden toplanabilecektir.

Alışveriş verileri, ilgili satış işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve kayıt altına alınması sırasında oluşturulan işlem kayıtları ile Şirketin kullandığı ilgili sistemlerden elde edilebilecektir.

Telefon (çağrı merkezi), WhatsApp ve e-posta yoluyla yapılan görüşme ve yazışmalarda işlenen kişisel veriler ayrıca “Çağrı Merkezi ve WhatsApp İletişim Aydınlatma Metni” ile; internet sitesi ziyaretlerinde işlenen veriler ise www.oterler.com/kvkk adresindeki “KVKK ve Gizlilik Politikası” ile açıklanır.

6. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar ve Aktarım Amaçları

Kişisel veriler, yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olmak ve ilgili mevzuatta öngörülen aktarım şartlarına uygun hareket edilmek kaydıyla aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilecektir:

a) Yurt içindeki hizmet sağlayıcıları: Müşteri yönetimi, yazılım, bilgi teknolojileri, veri analizi, barındırma, yedekleme ve teknik destek hizmetleri sunan kuruluşlara, ilgili hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla,

b) İş ortakları ve hizmet alınan kuruluşlar: İlgili faaliyet bakımından gerekli olması ve uygun hukuki aktarım şartlarının bulunması hâlinde, satış, kampanya ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi amacıyla,

c) Yurt dışındaki hizmet sağlayıcıları: Bulut bilişim, yazılım, veri depolama, veri analizi ve bilgi teknolojileri hizmetleri sunan kuruluşlara, Şirketin satış analizi, müşteri yönetimi, kampanya ve teknik operasyon süreçlerinin yürütülmesi amacıyla, Bu kapsamdaki başlıca hizmet sağlayıcılar; Microsoft (Microsoft 365 e-posta ve Azure bulut hizmetleri) ile Meta Platforms Ireland Ltd.’dir (WhatsApp Business).

ç) Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile hukuken yetkili kişiler: Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla.

Yurt dışına kişisel veri aktarılması hâlinde, aktarımın amacı, kapsamı, alıcısı ve ilgili ülke dikkate alınarak KVKK’nın 9’uncu maddesinde öngörülen aktarım şartlarından uygun olanı sağlanır. Bu kapsamda gerekli hâllerde yeterlilik kararı, uygun güvence mekanizmaları veya kanunda öngörülen istisnai aktarım şartları uygulanır.

İşbu Aydınlatma Metni tek başına yurt dışına veri aktarımı için gerekli hukuki şartların sağlandığı anlamına gelmez. Yurt dışına aktarım için gereken sözleşmeler, güvenceler ve bildirim yükümlülükleri ayrıca yerine getirilir.

7. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

Şirket tarafından işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca muhafaza edilir.

Saklama sürelerinin sona ermesi veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, ilgili mevzuattan kaynaklanan yükümlülükler saklı kalmak üzere, kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Saklama ve imha işlemleri, Şirketin kişisel veri saklama ve imha politikası doğrultusunda yürütülür.

8. Kişisel Verilerin Güvenliği

Şirket, KVKK’nın 12’nci maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bunlara hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri alır.

Bu kapsamda erişim yetkilendirmesi, kullanıcı erişimlerinin sınırlandırılması, bilgi güvenliği tedbirleri, veri yedekleme ve ilgili hizmet sağlayıcılarla yürütülen süreçlerin güvenliğinin sağlanması için gerekli önlemler uygulanır.

9. İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru Usulü

KVKK’nın 11’inci maddesi uyarınca ilgili kişiler;

a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) KVKK’nın 7’nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhlerine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramaları hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

İlgili kişiler, haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak; Emirbeyazıt Mah. 20. (EMB) Sok. No:7 Menteşe / Muğla adresine yazılı olarak, oterlergida@hs01.kep.tr KEP adresi üzerinden, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da Şirkete daha önce bildirdikleri ve Şirketin sisteminde kayıtlı bulunan e-posta adreslerinden info@oterler.com adresine e-posta göndererek iletebilirler. Başvuruda ad, soyadı, imza (yazılı başvurularda), T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk, pasaport veya kimlik numarası), tebligata esas adres veya e-posta adresi ve talep konusunun bulunması gerekir.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.