KVKKÇağrı Merkezi ve WhatsApp Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Öterler Gıda Tur. Tic. ve San. Ltd. Şti. · Adres: Emirbeyazıt Mah. 20. (EMB) Sok. No:7 Menteşe / Muğla · Mersis No: 0661004488600014 · Ticaret Sicil No: Muğla/2774 · Telefon: +90 252 214 38 34 · E-posta: info@oterler.com · KEP: oterlergida@hs01.kep.tr

2. Kapsam

Bu metin; Toptan sipariş & teslimat hattımız (+90 850 309 48 48, telefon ve WhatsApp) ile Ofis · Soru & destek hattımız (+90 252 214 38 34, telefon ve WhatsApp) üzerinden yapılan görüşme ve yazışmaları kapsar.

3. İşlenen kişisel veriler

Kimlik ve iletişim: ad, soyadı, firma veya unvan, telefon numarası, WhatsApp profil adı, teslimat adresi.

Müşteri işlem: sipariş, teklif, teslimat, talep ve şikâyet bilgileri; görüşme ve yazışma içeriği; paylaştığınız görsel ve belgeler.

Görüşme kayıtları: telefon görüşmelerinin ses kaydı; aranan ve arayan numara, görüşme tarihi, saati ve süresi.

Görüşmelerde özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, biyometrik veri vb.) talep edilmez; lütfen bu tür bilgileri paylaşmayınız.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

a) Sipariş, teklif ve teslimat taleplerinizin alınması ve yerine getirilmesi: KVKK md. 5/2-c (bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması).

b) Soru, talep ve şikâyetlerinizin kaydı, takibi ve sonuçlandırılması: KVKK md. 5/2-c ve md. 5/2-f (meşru menfaat, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla).

c) Hizmet kalitesinin denetlenmesi ve iyileştirilmesi: KVKK md. 5/2-f.

ç) Sipariş ve görüşme içeriğinin ispatı, olası uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması ve hakların tesisi, kullanılması veya korunması: KVKK md. 5/2-e.

d) Fatura, muhasebe ve tüketici mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ile yetkili kurumların taleplerinin karşılanması: KVKK md. 5/2-ç (hukuki yükümlülük).

Görüşme kayıtlarınız ve yazışmalarınız pazarlama amacıyla kullanılmaz. Kampanya, indirim ve tanıtım içerikli ticari elektronik iletiler yalnızca ayrıca vereceğiniz Ticari Elektronik İleti İzni ile ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kayıtlarına uygun olarak gönderilir; kişiselleştirilmiş kampanyalar için ayrıca açık rızanız alınır.

5. Toplama yöntemi

Kişisel verileriniz; telefon görüşmelerinde santral sistemimiz aracılığıyla otomatik olarak kaydedilerek, WhatsApp Business uygulaması üzerinden yazılı olarak ve görüşme sırasında çalışanlarımızca sisteme girilerek, kısmen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanır. Telefon görüşmelerinin başında aşağıdaki sesli bilgilendirme yapılır:

“Görüşmeniz, siparişinizin ve talebinizin yürütülmesi, hizmet kalitesi ve olası uyuşmazlıklarda delil olması amacıyla kaydedilmektedir. Ayrıntılı bilgiye oterler.com/kvkk/cagri-merkezi adresinden ulaşabilirsiniz.”

6. Aktarım

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK md. 8 ile md. 9’a uygun şekilde; telefon, santral ve bilgi teknolojileri hizmeti aldığımız tedarikçilere, sipariş teslimatı için gerekli olduğu ölçüde lojistik hizmet sağlayıcılarına, mali müşavir ve hukuk danışmanlarımıza ve kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir.

WhatsApp yazışmaları Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business), e-posta ve bulut hizmetleri ise Microsoft altyapısı üzerinden yurt dışındaki sunucularda işlenebilir. Bu aktarımlar KVKK md. 9’da öngörülen uygun güvencelere (standart sözleşme ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirim) dayanılarak yapılır.

7. Saklama süreleri

Ses kayıtları: görüşme tarihinden itibaren 1 yıl; bu süre içinde bir uyuşmazlık veya şikâyet başlamışsa, uyuşmazlık sonuçlanana kadar.

WhatsApp ve e-posta yazışmaları: talebin sonuçlanmasından itibaren 2 yıl; sipariş ve fatura içeren yazışmalar ise ticari ve mali mevzuatta öngörülen süre boyunca (10 yıl).

Süreler dolduğunda kişisel verileriniz, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamız doğrultusunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

8. Haklarınız

KVKK md. 11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK md. 7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

9. Başvuru

Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak; Emirbeyazıt Mah. 20. (EMB) Sok. No:7 Menteşe / Muğla adresine yazılı olarak, oterlergida@hs01.kep.tr KEP adresi üzerinden, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@oterler.com adresine e-posta göndererek iletebilirsiniz. Başvurular en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarifesindeki ücret alınabilir.